老相片檔案的數(shù)字化利于通過(guò)現(xiàn)代技能快速運(yùn)用。首要，跟著人們文明需求的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理辦法現(xiàn)已無(wú)法滿意年代展開的要求，有必要運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技能立異檔案服務(wù)辦法，相片檔案數(shù)字化對(duì)擴(kuò)大相片檔案的運(yùn)用規(guī)模和進(jìn)步其運(yùn)用率，起著十分重要的效果，數(shù)碼相片能夠不斷地仿制運(yùn)用，大大完結(jié)其信息資源的同享。其次，數(shù)字化后的相片檔案能夠便當(dāng)快速地供給運(yùn)用，改動(dòng)了曩昔相片檔案的查找從依托人腦手藝單一途徑檢索的傳統(tǒng)檔案管理辦法，跨越到依托電子技能進(jìn)行全方位、深層次檢索的數(shù)據(jù)管理辦法。(二)對(duì)老相片進(jìn)行數(shù)字化管理，有利于老相片的維護(hù)。為了更好地維護(hù)檔案，檔案部分不斷改進(jìn)倉(cāng)庫(kù)條件，并采納各種辦法維護(hù)保管寶貴檔案。但跟著時(shí)刻的推移，相片這種特別辦法的檔案，其天然老化、發(fā)黃、褪色、霉變等時(shí)有發(fā)作。所以，單靠改進(jìn)保管環(huán)境以延伸它的天然壽數(shù)效果有限，對(duì)其進(jìn)行數(shù)字掃描后，運(yùn)用數(shù)碼相片代替原始相片的運(yùn)用，削減了紙質(zhì)相片檔案的運(yùn)用次數(shù)，延伸了原相片檔案的壽數(shù)，維護(hù)了相片檔案的安全和完好，有利于對(duì)老相片寶貴原件的維護(hù)。(三)對(duì)老相片進(jìn)行數(shù)字化管理，有利于老相片的保管。數(shù)字化后的相片直接貯存在光盤、磁盤等介質(zhì)中，占用空間小，一張薄薄的光盤能夠保存上百?gòu)埾嗥瑱n案數(shù)據(jù)，管理了日益添加的檔案入庫(kù)帶來(lái)的倉(cāng)庫(kù)面積不斷擴(kuò)張的壓力。數(shù)字化后的相片檔案查找便當(dāng)，有利于保管。數(shù)碼相片無(wú)限仿制的特色讓相片檔案永葆青春，保存千秋萬(wàn)代。

電子檔案存儲(chǔ)載體信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長(zhǎng)度與占用空間都很小，便于檔案?jìng)}庫(kù)的管理，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求高，需對(duì)倉(cāng)庫(kù)溫濕度進(jìn)行嚴(yán)厲的操控，并裝備除塵、防火、防紫外線、防高度磁場(chǎng)和電場(chǎng)的設(shè)備，電子檔案還要嚴(yán)厲防備核算機(jī)病毒，因而保管條件更凌亂，保管難度更大。從維護(hù)的時(shí)期來(lái)看,紙質(zhì)檔案是階段維護(hù),而電子檔案則需求全程的維護(hù)管理。電子檔案與紙質(zhì)檔案的編目與檢索辦法不同傳統(tǒng)檔案的編目是對(duì)檀卷按年代和分類號(hào)逐卷進(jìn)行卷內(nèi)文件目錄謄寫，再寫檀卷目錄，然后構(gòu)滿足引目錄。檢索則是手藝查閱這些目錄。電子檔案檀卷級(jí)目錄消亡，增添了盤帶目錄這一新型目錄。電子檔案的每一件軟盤、磁帶、光盤都要按倉(cāng)庫(kù)中擺放次序編號(hào)，并寫標(biāo)題簡(jiǎn)要闡明各自貯存的內(nèi)容或年代跨度。盤帶標(biāo)題按序號(hào)聚集起來(lái)，編成盤帶目錄，電子檔案是全文在核算機(jī)上管理，能夠恣意整序、分類、擺放、檢索，完結(jié)檔案全文主動(dòng)檢索，文件級(jí)目錄可省去，

檔案館收藏檔案的分類。指對(duì)一個(gè)檔案館悉數(shù)收藏檔案的分類，一般以全宗作為根本單位。依據(jù)每個(gè)館收藏全宗狀況不同，可按全宗所屬的前史時(shí)期、機(jī)關(guān)性質(zhì)、部分體系或其他聯(lián)絡(luò)進(jìn)行分類。此種分類對(duì)分庫(kù)管理和排架的合理化起輔導(dǎo)和安排效果。例如:法國(guó)國(guó)家檔案館把收藏檔案區(qū)別為古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案。英國(guó)公共檔案館把收藏檔案區(qū)別為中世紀(jì)檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案。我國(guó)一前史檔案館首要把收藏檔案區(qū)別為明代檔案和清代檔案，清代檔案又分為內(nèi)閣、軍機(jī)處、宮中、內(nèi)務(wù)府、宗人府幾個(gè)全宗。我國(guó)二前史檔案館首要依照中華民國(guó)時(shí)期各個(gè)政權(quán)區(qū)別為南京臨時(shí)政府、廣州大元帥府、廣州國(guó)民政府和武漢政府的檔案，北洋政府的檔案，國(guó)民政府的檔案，汪偽政府的檔案等幾大類別，然后再按全宗的聯(lián)絡(luò)分類。我國(guó)中心檔案館首要把收藏檔案區(qū)別為新民主主義革命時(shí)期檔案和中華人民共和國(guó)時(shí)期檔案，然后再按全宗的聯(lián)絡(luò)分類。我國(guó)各地方歸納性檔案館，首要按前史時(shí)期區(qū)別為中華人民共和國(guó)建國(guó)前的檔案和建國(guó)后的檔案;建國(guó)前的檔案又按檔案的性質(zhì)區(qū)別為舊政權(quán)檔案和革命前史檔案;建國(guó)后的檔案又按部分體系區(qū)別工交體系全宗群、農(nóng)林水利體系全宗群、財(cái)貿(mào)體系全宗群等。③全宗內(nèi)檔案分類。

涪陵正規(guī)檔案數(shù)字化檔案搜集、檔案收拾、檔案價(jià)值判定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案核算、檔案批改和研討、檔案供給運(yùn)用。檔案實(shí)體管理分搜集、收拾、判定、保管、核算等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、批改文獻(xiàn)匯編和編寫參閱資料構(gòu)成，信息輸出由供給閱覽、仿制、咨詢、函調(diào)、外借以及出書、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。涪陵檔案數(shù)字化整個(gè)檔案管理體系及其子體系在運(yùn)轉(zhuǎn)中都構(gòu)成反饋機(jī)制。跟著檔案管理現(xiàn)代化的展開，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)發(fā)作新的影響。檔案管理的終意圖是供給檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理體系的結(jié)構(gòu)即依據(jù)這一意圖而設(shè)置。其間每項(xiàng)工作都必不行少，并有必定程序。它們組成一個(gè)有機(jī)全體，為完結(jié)檔案管理體系全體功用而發(fā)揮各自的效果，一同也彼此關(guān)聯(lián)、彼此束縛。例如價(jià)值判定工作有時(shí)與搜集、收拾工作結(jié)合進(jìn)行，乃至在文件立卷歸檔時(shí)就進(jìn)行初步判定。