國檔案部分運(yùn)用計算機(jī)輔佐檔案處理已有多年，研制開發(fā)了許多的運(yùn)用軟件，關(guān)于前進(jìn)檔案處理現(xiàn)代化水平起到了活躍的作用。但是，運(yùn)用于輔佐檔案處理的軟件系統(tǒng)終究應(yīng)該具備哪些基本功用，曾經(jīng)很長一段時間沒有一個統(tǒng)一的要求。這就引起了多方面的問題，如重復(fù)性開發(fā)時有發(fā)生，其間低水平重復(fù)現(xiàn)象較多；不少軟件在功用設(shè)置方面存在缺陷，或形成主要功用不完整，或很少用到的非有必要功用又過多過繁，甚至有的為趕時髦選用了一些不成熟的技能形成較大危險；對軟件系統(tǒng)的斷定和評價短少一起且相對安穩(wěn)的評測依據(jù)，降低了這些作業(yè)的權(quán)威性。

　　1.對數(shù)據(jù)處理功用的要求。在規(guī)矩了慣例的建立、修改、刪除等功用基礎(chǔ)上，還專門承認(rèn)了數(shù)據(jù)應(yīng)選用DBF格式，由于這種數(shù)據(jù)格式被一切干流數(shù)據(jù)庫處理系統(tǒng)兼容。此外，還從運(yùn)用視點規(guī)矩圖紙幅面為AO、圖紙?zhí)幚砭葹?00dpi。這些方針的承認(rèn)一般是滿足運(yùn)用要求的下限，利于完成合理的技能設(shè)備的成本投入。別的，還對其他種類的信息的格式也作了規(guī)矩，如文字型信息選用XML文檔和RTF、TXT格式，掃描圖畫數(shù)據(jù)選用JPEG或TIFF 格式，視頻數(shù)據(jù)選用 MPEG、AVI格式，音頻數(shù)據(jù)選用MP3、WAV等格式。這些格式的承認(rèn)為檔案信息的傳輸、交流和長期保管及有用恢復(fù)發(fā)明晰條件。

　　2.對拾掇編目功用的要求。這部分功用要求突出了文檔整合化的處理，對電子文件自動歸檔操作中包含的主題詞設(shè)置、自動標(biāo)引及歸檔涉及的封面、表格自動打印等作了規(guī)矩。這些規(guī)矩把計算機(jī)輔佐檔案處理中已實用化、且能夠高功率結(jié)束的功用正式承認(rèn)下來，有利于發(fā)揮計算機(jī)的效能。

　　3.對運(yùn)用查詢功用的要求。這是計算機(jī)輔佐檔案處理中的很常用的功用。為習(xí)氣現(xiàn)階段技能水平和統(tǒng)籌近期開展，對全文檢索和圖、文、聲、像整合化檢索功用提出了要求。

　　4.對輔佐實體處理功用的要求。這部分功用對綜合性檔案館、機(jī)關(guān)、大型企業(yè)和企業(yè)集團(tuán)檔案處理部分是很重要的。規(guī)矩的功用包括：檔案搜集、接納、移送、斷定、密級變更處理等，還要求對上述處理的時間、來源、數(shù)量、種類、載體、人員等進(jìn)行處理。這些功用利于把與此相關(guān)的作業(yè)較系統(tǒng)地歸入計算機(jī)的自動處理流程。

　　5.對保全保密功用的要求。為保證檔案信息的安穩(wěn)，要求檔案處理軟件的研制、設(shè)備、運(yùn)轉(zhuǎn)有必要符合國家的安穩(wěn)保密規(guī)矩。使軟件系統(tǒng)抵達(dá)相應(yīng)的安穩(wěn)保密等級，以保證在安穩(wěn)基礎(chǔ)上選用新技能前進(jìn)作業(yè)功率和作業(yè)質(zhì)量。

　　6.對系統(tǒng)保護(hù)功用的要求。這部分功用主要是針對保證系統(tǒng)的可保護(hù)性、可運(yùn)轉(zhuǎn)性設(shè)定的。其間的權(quán)限處理、運(yùn)轉(zhuǎn)日志處理等，不僅是重要的安穩(wěn)措施，也是使軟件系統(tǒng)習(xí)氣電子文件處理的重要要求，統(tǒng)籌了電子文件處理開展對軟件的要求。