檔案信息化建設(shè)的重要性

　　實(shí)行信息化后，檔案管理達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫(kù)中的信息需要統(tǒng)計(jì)，并形成報(bào)表，由計(jì)算機(jī)處理，可以更大地提高管理人員的效率。二是檢索查詢(xún)方便。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來(lái)，然后根據(jù)記錄到庫(kù)房中查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案管理信息化后，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢(xún)，管理人員從模糊查詢(xún)、組合查詢(xún)、分類(lèi)查詢(xún)中選取更好的查詢(xún)方式，在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息。較大的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。三是檔案查借工作可控。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，查借閱采用計(jì)算機(jī)管理，操作方便，可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對(duì)過(guò)期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。四是提高整個(gè)部門(mén)的工作效率。實(shí)施檔案管理的信息化后，部門(mén)管理員工從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門(mén)的工作效率。五是有效的提供服務(wù)。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計(jì)算機(jī)上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時(shí)檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開(kāi)發(fā)，提高了研究院整體的工作效率和競(jìng)爭(zhēng)力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是公司內(nèi)部的信息。