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在電子文件的歸檔和管理中，需要采用基于電子文件集的動態(tài)管理方法。動態(tài)管理是指電子文件歸檔后，始終與其可操作的軟硬件環(huán)境相對應(yīng)，以保證歸檔電子文件的可讀性。即利用計算機(jī)資源管理與電子文件集的對應(yīng)關(guān)系，通過管理和技術(shù)措施將計算機(jī)軟硬件的變化與電子文件集的遷移緊密結(jié)合起來。動態(tài)管理是檔案人員對本單位生成和運(yùn)行電子文件的計算機(jī)軟硬件設(shè)備的一種監(jiān)控，保證歸檔的電子文件始終得到相應(yīng)計算機(jī)軟硬件設(shè)備的支持。對于特定單位，計算機(jī)軟硬件設(shè)備種類有限，設(shè)備更新周期相對穩(wěn)定。檔案部門可以對本單位內(nèi)部計算機(jī)設(shè)備進(jìn)行登記，掌握本單位計算機(jī)設(shè)備的變化情況。
電子文件歸檔和管理使用的技術(shù)手段與紙質(zhì)文件有很大不同，管理方法也需要新思路。上海市檔案局、上海市靜安區(qū)檔案局等單位的研究人員在電子檔案歸檔管理的研究和實踐中提出了“電子檔案集”的概念和動態(tài)管理方法，對電子檔案歸檔管理系統(tǒng)的設(shè)計起到了重要作用。
電子文檔采集管理的應(yīng)用主要是為了方便實現(xiàn)歸檔電子文檔的“遷移”。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機(jī)軟硬件的更換周期越來越短。電子文件收集很顯著的功能是將同一軟硬件環(huán)境下生成的電子文件集合在一起。當(dāng)本單位的計算機(jī)設(shè)備陳舊更新時，檔案人員可以很容易地找到這些陳舊設(shè)備中生成的歸檔電子文件并進(jìn)行遷移。
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