01什么是建設(shè)工程檔案資料？

基本建設(shè)工程檔案資料是指在整個建設(shè)項目，從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料,包括項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行、移交生產(chǎn)、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其他載體的材料。

02檔案資料如何管理？

1）工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

2）為了便于各個管理環(huán)節(jié)的銜接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應(yīng)配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護(hù)設(shè)施和辦公設(shè)備。

3）工程建設(shè)中，各種技術(shù)資料交由檔案資料室統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關(guān)部門和單位指定專人辦進(jìn)領(lǐng)用手續(xù)。

4）設(shè)備到貨后，由物資組匯同有關(guān)部門開箱驗(yàn)收后，設(shè)備資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）統(tǒng)交檔案資料室統(tǒng)一管理，造冊登記并建立收發(fā)明細(xì)賬。各單項工程總體驗(yàn)收由檔案資料室對其各種技術(shù)文件和竣工資料進(jìn)行查驗(yàn)，各項工程竣工決算的之后付款得要由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。

5）購置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)由檔案部門統(tǒng)一申請，經(jīng)批準(zhǔn)后按計劃辦理，或委托有關(guān)部門自行辦理。凡購置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)的報銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷手續(xù)。

03歸檔文件的質(zhì)量規(guī)定

1）凡合同、協(xié)議等文件材料均應(yīng)為正本（即得要有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還得要加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復(fù)印件歸檔）。

2）施工技術(shù)記錄、工程簽證單、試運(yùn)記錄、材料半成品試驗(yàn)單、設(shè)計修改通知單（含工程聯(lián)系單）等表格和數(shù)據(jù)均應(yīng)用70g以上的白色書寫材料書寫并原件（如表式為復(fù)印件，數(shù)據(jù)雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗(yàn)收簽證單中的各方人員得要簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。

3）調(diào)試措施，方案和報告等均應(yīng)為油印件或激光打印機(jī)打印件，不能用復(fù)印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。

4）主送和抄送本單位的文件材料均應(yīng)以紅頭文件（不能用復(fù)印件）歸檔。

5）書寫規(guī)定

5.1 書寫字跡工整，圖樣清晰。

5.2 書寫墨水應(yīng)為碳素墨水，嚴(yán)禁用圓珠筆或鉛筆書寫。

5.3 文件書寫格式應(yīng)用橫行排列，文件段落，章節(jié)編排，按有關(guān)文件編寫要求；漢字簡化應(yīng)符合國家頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定。

6）書寫材料的大小尺寸應(yīng)規(guī)范，裝訂邊空白間距應(yīng)為25mm，裝訂邊空白間隙內(nèi)不能進(jìn)行書寫和留有信息。

五步理清建設(shè)工程檔案資料

1同步收集

工程檔案包含立項文件、施工合同、設(shè)計資料、監(jiān)理文檔、竣工決算等多項內(nèi)容，在工程開展的各環(huán)節(jié)中實(shí)時收集資料，在資料送審環(huán)節(jié)直接收集留存，既避免疏漏，又事半功倍，將檔案管理緊密融入日常管理工作，成為密不可分的一部分。

2完整、準(zhǔn)確、真實(shí)

工程檔案專業(yè)性強(qiáng)，且與公司的投資成本緊密相關(guān)，重要性非同小可。全體員工、分公司工程人員進(jìn)行檔案審核方面的專門培訓(xùn)。結(jié)合實(shí)際對關(guān)鍵審核要點(diǎn)再次作了提煉：

完整性：各環(huán)節(jié)文檔齊備、簽字蓋章齊全。

準(zhǔn)確性：除各類技術(shù)參數(shù)外，著重審核工程量、設(shè)計變更、材料平衡數(shù)據(jù)。

真實(shí)性：著重根據(jù)文本內(nèi)容，再次確保隱蔽工程100%到現(xiàn)場記錄及簽證手續(xù)完備。

3學(xué)習(xí)與合作

學(xué)習(xí)先進(jìn)歸檔經(jīng)驗(yàn)，做好資料臨時保管工作。從收集到歸檔需要一定周期，由于工程資料滾動速度快，數(shù)量龐大，臨時保管也是重要課題。經(jīng)過學(xué)習(xí)，工程建設(shè)部對收集的資料進(jìn)行分類、編號，統(tǒng)一存放，確保資料妥善保管。

通過學(xué)習(xí)平臺檢索及實(shí)地考察，思考并形成對歸檔后資料的調(diào)閱使用管理模式，即創(chuàng)建通過索引目錄實(shí)現(xiàn)資料的齊全及追溯管理模式。

4編寫“檔案目錄”

工程建設(shè)平均每年專項達(dá)到20個以上，單項建設(shè)量更是高達(dá)上萬個。各類文檔的追溯與尋找十分困難。應(yīng)在各單項工程生命周期中，以單項任務(wù)號為索引，建立完備的檔案索引管理目錄，并在整期工程結(jié)束后同步歸檔，電子目錄留存在工程建設(shè)部，紙質(zhì)文檔移交綜合辦，實(shí)現(xiàn)清晰索引，并雙重備份。

5斷舍離

隨著工程建設(shè)工作的開展，工程檔案管理也經(jīng)歷了多次模式轉(zhuǎn)變，倉庫中存在一些老資料的堆砌現(xiàn)象。應(yīng)定期對老資料進(jìn)行多方面清查，逐個核實(shí)，力爭不多頭管理、不重復(fù)歸檔，排除管理干擾，減少無效管理成本。