一般來說，檔案是完成了文件處理程序、傳達(dá)和描述了未來參考任務(wù)的歷史文件。因此，公文的形成是檔案工作的起點。規(guī)范公文處理，保證公文形成，是檔案管理的基礎(chǔ)。而公文的準(zhǔn)備是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件準(zhǔn)備部門不一樣。有些單位的公文由辦公室統(tǒng)一準(zhǔn)備，有些則是由相關(guān)部門起草，然后交給辦公室印刷。由于各職能部門撰寫人員的水平和素質(zhì)不同，對文件起草相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件質(zhì)量不一。

目前，在日常工作中，電子檔案的數(shù)量逐年增加，電子檔案的管理已經(jīng)成為檔案管理部門面臨的重要課題。加強(qiáng)電子檔案管理的目的是為了更準(zhǔn)確、完整、可靠地利用電子檔案。從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用方式，指出了做好電子檔案管理的措施。

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有快捷、方便的特點，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無法比擬的。但是，電子檔案的利用得要以相應(yīng)的信息技術(shù)為基礎(chǔ)，得要充分發(fā)揮管理的軟功能，才能充分顯示其優(yōu)越性。目前，電子檔案的利用方式主要有三種：提供復(fù)制、交流和直接利用。因此，檔案管理人員得要做好檔案收集、整理、管理和利用的各個環(huán)節(jié)。