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檔案管理系統(tǒng)流程：
與檔案目錄信息的錄入和存儲相比，全檔案案的錄入和存儲組織要復雜得多，因此得要建立一套工作流程和技術規(guī)范，以保證未來在線檔案信息的高質(zhì)量和統(tǒng)一性，保證檔案、圖書、信息等信息的很大整合，為未來的技術發(fā)展留下兼容和擴展的空間。整個檔案數(shù)字化掃描包括以下環(huán)節(jié)：
檔案掃描：用掃描儀分批掃描紙質(zhì)媒體的檔案、檔案、書籍和雜志。
圖像處理去除歪斜、黑點、黑邊等操作。
提取有效信息從圖像中提取有用信息(使用光學字符識別技術)。有用的信息一般稱為關鍵字或索引值(例如，在保險單中，受益人的姓名和身份證號就是關鍵字)。查詢時輸入這些關鍵詞，查詢保單非常方便。
管理和利用通常的檔案掃描的之后一步是管理這些掃描的電子檔案，如“檔案管理系統(tǒng)”和“知識管理系統(tǒng)”，它們屬于這類管理軟件。通過對這些電子檔案的管理，可以非常方便地進行查詢和利用。
開發(fā)利用學校檔案信息資源，堅持規(guī)章制度，注重改善服務態(tài)度，提高服務質(zhì)量，做到熱情、主動、準確、快速。做好后勤服務，強化學校檔案的服務功能，努力發(fā)揮其育人功能，使檔案由過去的開發(fā)利用轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的開發(fā)利用。完善檔案檢索工具，編寫各種能體現(xiàn)學校特色、具有較高使用價值的編研資料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學化、管理機構好用化、檔案工作規(guī)范化，不斷增強檔案室的綜合服務功能，使檔案信息資源更好地為教育教學服務。
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