會計檔案的具體整理方法

2023-12-01

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　　會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計專業(yè)資料，是記錄和反映企事業(yè)單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要史料和證據(jù)，是單位的重要經(jīng)濟檔案，是檢查企事業(yè)單位過去經(jīng)濟活動的重要依據(jù)，也是國家檔案的重要組成部分。今日小編主要與大家分享會計檔案的具體整理方法。

　　首先，具體整理會計檔案的方法

　　整理會計報表

　　會計報表一般包括年度報表、月度(季度)報表、不定期專用報表、主要財務(wù)指數(shù)快報等。在整理過程中，只需將這些報表整理成卷即可。

　　會計報表的具體整理方法是:將一個會計年度的年度報表、季度報表、月度報表分開;年度報表(決算報表)單獨立卷，不與季度和月度報表混淆;季度和月度報表根據(jù)報表的數(shù)量進行分組。如果數(shù)量很少，可以在1-11月分組一卷。如果數(shù)量較多，可以每月一卷或多卷，取決于季度和月度報表的類型和數(shù)量。

　　例1：會計報表組卷案例。

　　XXX(單位名稱)二〇〇九年會計年度報告

　　XXX(單位名稱)二〇一〇每年1-11月會計月報表

　　會計報表的組卷要求與文件和材料的組卷要求相同，可以使用文件和檔案的組卷目錄、封面和封底。每卷必須在卷中編寫頁號，填寫卷中的目錄，并用文件和檔案的小卷皮裝訂成冊;每份文件的封面應(yīng)擬定標題，并填寫保管期限和其他項目。

　　(1)整理年度會計報表的步驟。

　?、偬顚懛饷?。可以用文件檔案的小卷皮作為封面，也可以自己制作封面，擬寫文件標題，比如“XX市人事局2009年會計年度會計報表”。

　?、谔顚懢韮?nèi)目錄。與文件檔案的卷內(nèi)文件目錄一般，一般每年占一欄(只有一份年度會計報表)。

　?、蹖δ甓葧媹蟊磉M行整理。

　?、芴詈梅獾住Ｔ谠嚲碇刑顚憘淇急砀竦膬?nèi)容，如立卷人、檢查人員、立卷時間等。

　?、莅错樞蜓b訂封面、卷內(nèi)目錄、會計報表、封底即可。

　　(2)整理月度和季度會計報表的步驟。

　?、偬詈梅饷妗：湍陥笠粯?。

　?、谔顚懢韮?nèi)目錄。與文件檔案的卷內(nèi)文件目錄紙一起使用，每月(季)報表占一欄，按實際月、季數(shù)填寫。

　?、壅碓露群图径葧媹蟊怼０凑招纬傻臅r間順序排列。

　?、芴詈梅獾住Ｔ谠嚲碇刑顚憘淇急砀竦膬?nèi)容，如立卷人、檢查人員、立卷時間等。

　?、莅错樞蜓b訂封面、卷內(nèi)目錄、會計報表、封底即可。

　　整理會計帳簿

　　會計賬簿一般包括會計總賬、明細賬、現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬、固定資產(chǎn)賬、各種輔助賬等。，并在年終決算后根據(jù)賬簿的類型進行整理。在整理過程中，按照賬簿名稱立卷，每本賬簿都可以作為一卷處理，無需單獨打開，也無需重新整理。

　　整理會計賬簿時，應(yīng)注意以下事項：

　　檢查帳簿扉頁是否填寫完整：

　　(2)固定賬簿不拆開空白頁，保持其原貌。記錄賬簿頁面的后一行應(yīng)分別畫一條紅線，以示使用結(jié)束，使用賬簿頁面和空白賬戶頁面的頁面數(shù)量應(yīng)在文件準備表中詳細記錄;

　　(3)活頁帳簿應(yīng)抽出空白頁，在帳頁右上方重新編號已記帳的帳頁，然后裝訂成冊，安裝封面和封底。

　　例2：會計賬簿組卷案例。

　　XXX(單位名稱)二〇〇九年現(xiàn)金出納賬戶

　　XXX(單位名稱)二〇一〇年度銀行存款賬戶

　　整理會計憑證

　　會計憑證一般包括各種報銷憑證、現(xiàn)金憑證、銀行轉(zhuǎn)賬憑證、銷售憑證、成本核算憑證、員工工資憑證、資產(chǎn)憑證等憑證材料。會計憑證一般按記賬順序裝訂成冊，厚2.5~3.5。cm，封面內(nèi)容填寫完整。在整理過程中，會計人員在會計工作中的成果要遵循，每一份已經(jīng)由會計人員裝訂成冊的憑證都要作為一卷處理，即一份憑證是一卷，不能拆開，也不需要單獨組裝。

　　其它類會計檔案的整理

　　會計檔案移交清單、會計檔案保管清單、會計檔案銷毀清單等。，統(tǒng)一歸入其他類別進行整理，并根據(jù)保管期限進行整理。每本清單都是一個保管單位，也就是一個檔案，編一個檔案號，不需要單獨整理立卷。

　　會計裝訂是每個會計人員必備的會計技能。會計憑證記賬后，應(yīng)及時裝訂。裝訂范圍:原始憑證、會計憑證、科目匯總表、銀行對賬單等?？颇繀R總表的工作底稿也可以作為科目匯總表的附件進行裝訂。使用計算機的企業(yè)也應(yīng)該裝訂轉(zhuǎn)賬憑證清單。

　　工具/原材料：

　　專用于裝訂憑證的錐子針(回形針、大頭針)、線條、膠水、對角紙(專門用于會計裝訂)

　　會計師裝訂工作：

　　1、會計憑證裝訂:一般每月裝訂一次，裝訂后的憑證每年妥善保管歸檔。(會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等文字資料的裝訂)

　　2、會計帳簿裝訂：各類會計帳簿年度結(jié)帳后，除跨年使用的帳簿外，其它帳簿應(yīng)按時整理。

　　3、會計報表裝訂:會計報表編制及時提交后，保留的報表按月裝訂成冊，防止丟失。小企業(yè)可以按季裝訂成冊。

　　會計證書裝訂前的準備工作：

　　1、分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全;

　　2、裝訂成冊的本數(shù)按照憑證匯總?cè)掌跉w集(如按上、中、下三年匯總歸集)確定;