《規(guī)則》根本的特點是以文件為組織單位，對文件進行組織。雖然在手工管理中很難檢索和清點文件，但隨著信息管理的日益普及，以文件為單位的組織方法符合“簡化組織、深化檢索”的原則，降低了文件工作人員掌握和操作的難度，使紙質(zhì)文件材料更有效地與電子文件的組織聯(lián)系在一起，對于提高文件的完整性和規(guī)范性，促進電子文件管理具有重要意義。

　　一，整理原則

　　I、歸檔文件的整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系

　　文件伴隨著機關(guān)、團體和社會組織的職能活動，具有自己的形成規(guī)律和特點。2012年發(fā)布的《黨政機關(guān)公文處理條例》和《黨政機關(guān)公文格式》對公文類型、公文格式、行文規(guī)則、公文擬制、公文處理等做出了明確規(guī)定和詳細(xì)要求，為各機關(guān)公文處理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)成了文件形成的一般規(guī)律，結(jié)合各機關(guān)長期在文件處理過程中形成的習(xí)慣和做法，以及辦公自動化條件下電子文件形成的特殊要求。按照文件的形成規(guī)律整理歸檔文件，其實就是把整理作為文件形成的自然延續(xù)過程，可以大限度地減少個人對文件材料的人工干預(yù)，提高文件的整理質(zhì)量。這一原則充分體現(xiàn)在《規(guī)則》組件的構(gòu)成、組件內(nèi)文件的排序等內(nèi)容上。例如，當(dāng)機關(guān)收到文件時，通常會在簽收、登記之后，粘貼收文處理單，然后辦理收文處理。在這種情況下，文件收集處理單和文件收集單構(gòu)成了一個“文件”。在文件收集處理單和文件收集的排序中，文件收集處理單自然在前面，文件收集在后面。機關(guān)發(fā)文時，通常需要先擬稿，填寫稿紙，然后按照文件處理程序修改擬稿，形成稿件，根據(jù)稿件打印發(fā)送原件，完成發(fā)文過程。在這種情況下，定稿、發(fā)稿紙、原件構(gòu)成一件，排列順序自然就是原件在前，發(fā)稿紙和定稿紙在后。

　　在歸檔文件的整理中，必須保持文件之間的有機聯(lián)系。文件之間的有機聯(lián)系是指文件在來源、時間、內(nèi)容等方面形成的內(nèi)在聯(lián)系。在生成和處理過程中，這種聯(lián)系不僅記錄了文件之間和文件組件之間的相互關(guān)系，而且保證了文件記錄的完整性和有序性。因此，在歸檔文件的整理中保持文件之間的有機聯(lián)系，不僅可以更好地反映機關(guān)主要工作活動的歷史面貌，還可以方便日后的檢索和利用。在具體操作中，在對規(guī)則進行實體分類時，將歸檔文件按照不同年度、不同年度、不同類別的機構(gòu)進行的維護。

　　2、歸檔文件的整理應(yīng)區(qū)分不同的價值，便于保存和利用。

　　文件的價值取決于其內(nèi)容及其對該機構(gòu)工作和未來歷史研究的作用。就一個機構(gòu)文件的價值而言，并不是所有已經(jīng)完成的文件和材料都需要整理和歸檔，也不是所有的歸檔文件都應(yīng)該保存。這就要求在歸檔和整理時做好兩項工作:一是根據(jù)機構(gòu)文件和材料歸檔范圍的規(guī)定區(qū)分歸檔和非歸檔文件;二是根據(jù)文件檔案保管期限表的規(guī)定，區(qū)分文件價值，定義不同的保管期限。從分類開始，《規(guī)則》就區(qū)分了不同保管期的文件，為了有針對性的展開。

　　便于保管和使用是歸檔文件整理的重要目標(biāo)。便于保管是指通過區(qū)分文件材料的不同價值，采取不同的保管策略，提高管理工作的效率;便于使用是為了提高歸檔文件的檢驗率和準(zhǔn)確率，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。因此，便于保管和使用是基于遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值。同時，便于保管和便于使用也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的標(biāo)準(zhǔn)。新規(guī)則的形式和運輸是文件的下級整理。

　　3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理

　　這是《規(guī)則》修訂提出的全新整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮紙質(zhì)文件材料和電子文件的整理要求，避免因兩類歸檔文件整理的基本原則、基本方法不同而帶來的諸多問題9解決這一問題的基本思路就是實現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果，使文書工作和歸檔文件的整理形成一個有序的整體，從而簡化文件整理歸檔工作，提高工作效率。同傳統(tǒng)立卷方法相比，按件整理文件材料更加適合文檔一體化管理要求，即可以將紙質(zhì)文件材料整理與電子文件整理統(tǒng)一起來，盡量用電子文件管理的思路和方法去引領(lǐng)歸檔文件整理，進而實現(xiàn)紙質(zhì)文件材料和電子文件統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一整理、統(tǒng)一管理的要求。文檔一體化管理要求，應(yīng)避免用紙質(zhì)文件材料整理中的一些手工管理方式去要求電子文件的整理。比如，在實踐中存在的將電子文件以盒為單位進行整理的現(xiàn)象，就是機械照搬紙質(zhì)文件材料整理的一種做法，既無謂增加整理步驟和工作量，又增加了檢索層次，影響檢索效率，是不可取的。

　　從長遠看，由利用計算機對紙質(zhì)歸檔文件進行輔助管理過渡到利用計算機對電子文件進行管理是必然趨勢。因而，調(diào)整歸檔文件整理流程，使辦理完畢的文件能夠直接進人整理環(huán)節(jié)，同時，盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務(wù)員的工作實際，這是歸檔文件整理必須把握的重要原則。歸檔文件整理能否符合文檔一體化管理要求，是否便于計算機管理或計算機輔助管理，是歸檔文件整理順應(yīng)形勢發(fā)展，在信息化條件下順利推進相關(guān)工作的關(guān)鍵。《規(guī)則》修訂時優(yōu)化整理流程、統(tǒng)一室編件號和館編件號、增加檔號編制等內(nèi)容都是為了使歸檔文件的整理能夠與文檔一體化的管理要求相一致。

　　4、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件材料和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一

　　從目前的情況來看，紙質(zhì)文件材料與電子文件在較長的時間內(nèi)會并行存在。在這種情況下，保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是進行歸檔文件整理必須面對的問題。要實現(xiàn)二者協(xié)調(diào)統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作。在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息，使二者成為一個有機整體，解決文件價值判斷脫節(jié)、文件和檔案管理信息不一致、電子文件元數(shù)據(jù)丟失等問題，以提高歸檔文件的整理效率。其次要考慮歸檔文件整理的基本方法。在信息化條件下，一般應(yīng)將歸檔電子文件為一整理對象，先在歸檔系統(tǒng)上完成電子文件的整理，再據(jù)此整理紙質(zhì)歸檔文件，以便充分利用文書處理環(huán)節(jié)形成的管理信息，保持整理工作的一致性和穩(wěn)定性。

　　第二，整理過程

　　根據(jù)《規(guī)則》，歸檔文件的整理是指對歸檔文件進行組件、分類、排列、編號、編目等。(紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝箱和排架;電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等。)，使其有序化。在這個過程中，組件、分類、排列、編號和編號是整理紙質(zhì)歸檔文件和電子文件的一般整理過程，也就是整理歸檔文件的一般要求。此外，紙質(zhì)歸檔文件還包括整理、裝訂、編頁、裝盒、排架等整理過程。，包括電子收集和更換過程。

　　具體來說，紙質(zhì)文件材料的整理過程包括:組件、修整、裝訂、分類、排列、編號、編頁、編目、裝箱、排架，如圖311所示。相應(yīng)地，電子文件的整理過程包括:組件、格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、分類、排列、編號、編號、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等。，如圖312所示。三、雙套環(huán)境下歸檔文件的整理模式

　　所謂雙套制，是指文件歸檔后紙質(zhì)文件和電子文件共存的歸檔制度，也稱為雙套歸檔制度。雙套制的實現(xiàn)，可以是將功能重要、檢驗價值長期的電子文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，也可以是數(shù)字化利用率高的紙質(zhì)文件。雙套歸檔可以使同一文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同存儲和可用。中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳《電子文件管理暫行辦法》(大廳字符〔2009〕39號)第十六條規(guī)定，“具有保存價值或者其他重要價值的電子文件，應(yīng)當(dāng)同時轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或者縮微膠卷”，體現(xiàn)了重要文件“雙套制”整理的理念。

　　在機關(guān)檔案的實際工作中，要充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢，簡化紙質(zhì)檔案的整理方法，分享紙質(zhì)檔案的數(shù)字副本和檔案的電子文件管理信息，采取切實可行的措施保證紙質(zhì)檔案與檔案的數(shù)字副本和電子文件之間的聯(lián)系，降低機關(guān)檔案的雙套制整理成本，提高檔案整理效率。

　　1、收集和整理紙質(zhì)歸檔文件的機關(guān)應(yīng)當(dāng)按照下列模式進行歸檔文件的整理。

　　(1)收到的電子文件應(yīng)打印形成紙質(zhì)文件，與收到的紙質(zhì)文件和本單位形成的紙質(zhì)文件一起，文件應(yīng)以紙質(zhì)形式流通。

　　(2)紙質(zhì)文件流通完成后，文件部門和業(yè)務(wù)部門的人員將對文件進行價值鑒定。有歸檔價值的文件應(yīng)直接確定保管期限，對文件進行分類整理，并給出文件號碼，完成紙質(zhì)文件的整理。

　　(3)收到的電子文件和紙質(zhì)文件的數(shù)字化成果合并整理成電子文件。電子文件應(yīng)與整理好的紙質(zhì)文件采用相同的保管期限和分類排列方法，并編制相同的文件編號，并與紙質(zhì)文件一體化進行管理。

　　2、主要收集和整理電子文件的機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)按照下列模式進行歸檔文件整理。

　　1)收到的紙質(zhì)文件應(yīng)該數(shù)字化，形成數(shù)字副本，連同收到的電子文件和本單位形成的電子文件，以電子形式進入人類辦公系統(tǒng)進行文件流通。

　　(2)電子文件和紙質(zhì)文件的數(shù)字副本流通完成后，文件部門和業(yè)務(wù)部門的工作人員將對文件進行價值鑒定。有歸檔價值的文件應(yīng)直接確定存儲期限，進行分類整理，并給出檔號，完成電子文件整理。

　　〈3)收到的紙質(zhì)文件和電子文件的打印版本合并整理成紙質(zhì)文件。紙質(zhì)文件應(yīng)與整理好的電子文件采用相同的保管期限和分類排列方法，并編制相同的文件編號，并與電子文件一體化進行管理。