一、紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工成果數(shù)據(jù)驗(yàn)收過程管理

　　根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》規(guī)定數(shù)據(jù)驗(yàn)收主要包括：數(shù)據(jù)抽檢、驗(yàn)收指標(biāo)、驗(yàn)收審核、驗(yàn)收登記四個(gè)方面的內(nèi)容。組織嚴(yán)格規(guī)范的數(shù)據(jù)驗(yàn)收，是保證數(shù)字化加工質(zhì)量的重要手段，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工，任何一個(gè)邏輯錯(cuò)誤，都會給數(shù)據(jù)的管理和使用帶來麻煩或隱患，要賦予數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)工作人員質(zhì)量檢查任務(wù)，每個(gè)工作人員操作前，要先對上一環(huán)節(jié)提供的檔案或數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查；檔案掃描員負(fù)責(zé)檢查檔案前處理質(zhì)量，圖像處理員負(fù)責(zé)檢查檔案前處理和檔案掃描質(zhì)量，數(shù)據(jù)掛接員負(fù)責(zé)檢查檔案前處理、檔案掃描和圖像處理質(zhì)量，質(zhì)檢員負(fù)責(zé)檢查所有環(huán)節(jié)工作質(zhì)量，各班組長負(fù)責(zé)檢查本班組人員工作質(zhì)量。數(shù)據(jù)驗(yàn)收包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量，抽檢的比率是一個(gè)全宗不得低于5%，如出現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯(cuò)誤，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問題時(shí)，抽檢標(biāo)記為“不合格”；一個(gè)全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到95%以上時(shí)，給予驗(yàn)收“通過”，驗(yàn)收結(jié)論必須經(jīng)處室相關(guān)人員、局館領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后方可有效，并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收登記表單，數(shù)據(jù)驗(yàn)收過程結(jié)束。

　　二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工成果安全管理

　　為保證紙質(zhì)檔案數(shù)字副本是檔案原件真實(shí)、完整、可靠與可用的復(fù)制件，必須在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中實(shí)施全程安全管理。應(yīng)建立安全管理措施，對數(shù)字化對象實(shí)行審批制，采用適合的數(shù)字化技術(shù)，執(zhí)行規(guī)定的質(zhì)量控制程序，準(zhǔn)確制作各個(gè)環(huán)節(jié)并由當(dāng)事責(zé)任人的簽字，數(shù)字化成果按規(guī)范要求移交，確保檔案原件與檔案信息安全。對進(jìn)行數(shù)字化的檔案原件，在拆裝、整理、修復(fù)等過程中，應(yīng)遵循小干預(yù)、保持原貌以及適宜性、相似性與可逆性原則，大限度減少數(shù)字化轉(zhuǎn)換對檔案原件可能造成的損傷或形制變化。數(shù)字化檔案離開了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，就無法生成、傳遞、識別，為保證數(shù)據(jù)安全，完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，可采用在線、離線相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。備份數(shù)據(jù)也應(yīng)進(jìn)行檢驗(yàn)，備份數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，以便查找和管理。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作是一項(xiàng)長期而又復(fù)雜的任務(wù)，在開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工實(shí)踐過程中會不斷地涌現(xiàn)新的情況、新的問題、新的技術(shù)，這就要求我們必須不斷加強(qiáng)規(guī)范紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的過程管理，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作的順利開展。