檔案掃描是檔案數(shù)字化加工的中心環(huán)節(jié)，加工公司必須根據(jù)所掃描檔案幅面的大小選擇相應規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀進行掃描。檔案掃描驗收，主要檢查掃描色彩模式是否按照合同的分辨率要求和模式情況進行，是否反映檔案的原貌等。

　　剛開始數(shù)字化加工工作的時候，我們也有過一些爭議，主要就是在檔案是提供一般性利用，還是可以提供特殊利用，比如原文出版等，因為兩者所要求的存儲空間差別很大。

　　根據(jù)這幾年來的數(shù)字化掃描加工工作的進一步發(fā)展，存儲介質(zhì)的飛躍發(fā)展，我們也逐漸統(tǒng)一了思路，規(guī)定了檔案掃描的一些基本標準。比如，掃描分辨率:文件均采用彩色色彩模式，分辨率≥300dpi；照片檔案：﹤5寸、600×N，5寸600dpi，﹥5寸、600/N。(注:5寸照片采用600dpi分辨率；原照片小于5寸照片N倍的，則分辨率為600×N；原照片大于5寸照片N倍的，分辨率為600/N)。

　　但在數(shù)字化掃描及驗收的過程中，發(fā)現(xiàn)了很多意想不到的特殊情況。例如：

　　1、在掃描中發(fā)現(xiàn)檔案紙張存在油性紙、復寫紙、鉛筆字、字跡模糊、紙張較差及較薄等情況。具體做法是:在保持檔案原貌的前提下進行掃描，并提高分辨率或采用墊白紙再進行掃描，盡量反映檔案的原始原貌。

　　2、在掃描中發(fā)現(xiàn)部分檔案原件紙張的底色較深，所標頁碼掃描后看不清楚。具體做法是:用一張白色小紙條寫上該頁頁碼，放在該頁右上角，然后再進行掃描。

　　3、在掃描中發(fā)現(xiàn)有重份檔案、重份照片、重份表格等情況。具體做法是：只掃描一份。

　　4、在掃描中存在多張零散照片。具體做法是:將照片平鋪在白紙上，并在白紙右上角標上頁碼后再進行掃描。

　　5、檔案存在部分超大、超長、圖紙及表格，無法進行掃描。具體做法是：用白紙打上“此頁為特大圖紙”字樣，掃描此頁來代替特大圖紙并在備注欄注明。