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掃描檔案是指通過專業(yè)儀器設(shè)備，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件、檔案轉(zhuǎn)換為電子或數(shù)字文本或圖像的過程。檔案掃描作為檔案數(shù)字化處理過程中的重要環(huán)節(jié)，在實(shí)施過程中應(yīng)謹(jǐn)慎操作，避免因失誤或誤操作等不當(dāng)行為造成珍貴檔案損壞或檔案掃描無法進(jìn)行。
1.在文件掃描之前，得要將文件從活頁夾中取出，并仔細(xì)檢查是否有任何干擾物(如訂書釘、碎紙等)。)放在文檔中，以免卡紙和損壞掃描儀。在掃描過程中，文檔得要保持干凈，并發(fā)送到掃描儀；2.如果遇到原件破損嚴(yán)重?zé)o法掃描的，要先修復(fù)，粘貼后再掃描；3.如遇褶皺不均勻影響掃描質(zhì)量，掃描前應(yīng)將原稿展平；4.用薄而透明的紙(如信紙、便利貼)、太厚的紙、照片等文檔文件。應(yīng)該用高速掃描儀平板掃描；5.如果文檔頁上附有小頁和紙張，請(qǐng)分別掃描平板電腦中的大頁和小頁；6.每份文件掃描后，對(duì)照原文仔細(xì)檢查掃描是否清晰完整；7.嚴(yán)格按照說明使用掃描儀，并定期清潔。每次使用后都要清洗干凈，并檢查電源是否關(guān)閉。
掃描文件前得要準(zhǔn)備一臺(tái)專業(yè)的高速平板掃描儀。根據(jù)文件格式的大小(A4、A3、AO等。)，選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)描圖儀。比如工程圖紙可以用0號(hào)繪圖紙掃描儀掃描。A4普通紙質(zhì)文件采用高速掃描儀自動(dòng)送紙模式掃描；薄而透明的紙張(如信紙、便利貼)由平板用高速掃描儀掃描；紙張過厚的文件、照片等。都是用高速掃描儀平板掃描儀掃描的。
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