《規(guī)則》根本的特點是以文件為整理單位，對歸檔文件進行整理。雖然手工管理時很難檢索和清點歸檔文件，但在信息管理日益普及的情況下，以文件為單位的整理方法是一致的“簡化整理，深化檢索”這一原則降低了檔案工作人員掌握和操作的難度，使紙質文件材料與電子文件的整理更加有效地聯(lián)系起來，對于提高檔案的完整性和完整性，促進電子文件的管理具有重要意義。

　　一.整理原則

　　I.歸檔文件的整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系

　　機關文件.團體和社會組織的職能活動產生，有其自身的形成規(guī)律和特點。2012年發(fā)布的《黨政機關公文處理條例》和《黨政機關公文格式》.公文格式.行文規(guī)則.公文擬制.對公文處理作了明確規(guī)定和詳細要求，為各機關辦理公文提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標準。這些規(guī)范和標準，結合各機關在文件處理過程中長期形成的習慣和做法，以及在辦公自動化條件下形成電子文件的特殊要求，構成了文件形成的一般規(guī)律。按照文件形成規(guī)律對歸檔文件進行整理，實際上是將整理作為文件形成的自然延續(xù)過程，可以大限度地減少個人對文件材料的人工干預，提高文件整理的質量。構成《規(guī)則》中的組件.這一原則充分體現(xiàn)在文件排序等內容上。比如機關機關收到文件時，它通常會簽收.登記后，粘貼收文處理單，再對收文進行處理。在這種情況下，收文處理單和收文組成一個“件”，在收文處理單和收文排序中，自然是收文處理單在前，收文在后。機關發(fā)文時，通常需要先起草稿件.填寫稿紙，然后根據文件處理程序修改稿件，形成定稿，根據定稿打印.核發(fā)原件，完成發(fā)文過程。在這種情況下，定稿.發(fā)文稿紙.正本構成一件，排列順序自然是正本在前，發(fā)稿紙和定稿在后。

　　在歸檔文件的整理中，必須保持文件之間的有機聯(lián)系。文件之間的有機聯(lián)系是指文件在生成和處理過程中的來源.時間.內容和其他方面形成的內部相關性不僅記錄了文件和文件組件之間的相互關系，而且為文件記錄的完整性和有序性提供了保證。因此，在歸檔文件的整理中保持文件之間的有機聯(lián)系，不僅可以更好地反映機關主要工作活動的歷史外觀，而且便于未來的檢索和利用。在具體操作中，當實體分類時，規(guī)則將根據不同的年份歸檔文件.不同機構(問題)形成時的客觀規(guī)律相對集中，維護不同文件之間的有機聯(lián)系;在低級別類別中安排文件時，強調時間與原因相結合，同一原因形成的文件排列在一起，從而充分反映文件之間的有機聯(lián)系。

　　2.歸檔文件的整理應區(qū)分不同的價值，便于存儲和使用

　　文件的價值取決于其內容及其在機關工作中的作用.它決定了歷史在未來研究中的作用。就器官文件的價值而言，并非所有完成的文件和材料都需要整理和歸檔，也不是所有歸檔文件都需要永 久保存。這就要求在歸檔和整理過程中做好兩項工作：一是根據機關文件和材料歸檔范圍的規(guī)定區(qū)分歸檔和不歸檔文件;二是根據文件檔案保管期表的規(guī)定，區(qū)分文件的價值，劃定不同的保管期?！兑?guī)則》從分類入手，區(qū)分不同保管期的文件，為后續(xù)工作的有針對性的開展奠定了基礎。

　　便于保管.方便使用是歸檔文件整理的重要目標。保管方便，就是通過區(qū)分文件和材料的不同價值，采取不同的保管策略，從而提高管理效率;方便使用是為了保持文件和材料之間的有機聯(lián)系，從而提高歸檔文件的完整率和準確率。因此，保存和使用方便是基于遵循文件形成規(guī)律的.保持文件之間的有機連接.基于分不同價值的基礎上。同時，便于存儲和使用也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的標準。《規(guī)則》在新形勢下合理運用了這一原則。

　　3.歸檔文件的整合應滿足文件一體化管理的要求，便于計算機管理或計算機輔助管理

　　這是《規(guī)則》修訂提出的全新整理原則。在信息條件下，歸檔文件的整理必須考慮紙質文件和電子文件的整理要求，避免兩種歸檔文件整理的基本原則.不同的基本方法和許多問題9解決這個問題的基本思想是實現(xiàn)信息條件下的文件集成管理，結合文件處理和檔案管理，充分利用數(shù)據信息和工作成果，使文件工作和歸檔文件形成有序的整體，簡化文件歸檔工作，提高工作效率。與傳統(tǒng)的立卷方法相比，按件整理文件和材料更適合文件的綜合管理要求，即紙質文件和材料的整理可以與電子文件的整理統(tǒng)一，盡量用電子文件管理的思路和方法引導歸檔文件的整理，從而實現(xiàn)紙質文件和電子文件的統(tǒng)一標準.統(tǒng)一整理.統(tǒng)一管理要求。文件一體化管理要求，應避免在紙質文件材料整理中采用一些手工管理方法來要求電子文件整理。例如，在實踐中，將電子文件整理成盒子的現(xiàn)象是一種機械復制紙質文件和材料整理的方法。不僅增加分揀步驟和工作量是沒有意義的，而且增加檢索水平，影響檢索效率，這是不可取的。

　　從長遠來看，從使用計算機輔助管理紙質歸檔文件到使用計算機管理電子文件是不可避免的趨勢。因此，調整歸檔文件的整理過程，使完成的文件可以直接進入整理環(huán)節(jié)，同時嘗試組織文件處理環(huán)節(jié)生成的項目的檢索項目，使歸檔工作更接近文件.銷售人員的實際工作，這是歸檔文件整理必須掌握的重要原則。歸檔文件的整理是否能滿足文件整合管理的要求，是否方便計算機管理或計算機輔助管理，是歸檔文件整理順應形勢發(fā)展，在信息條件下順利推進相關工作的關鍵。優(yōu)化規(guī)則修訂過程.統(tǒng)一的房間編號和博物館編號.增加檔案編制等內容是為了使檔案文件的整理能夠符合文件一體化的管理要求。

　　4.歸檔文件的整理應確保紙質文件和電子文件的整理、協(xié)調和統(tǒng)一

　　從目前的情況來看，紙質文件和電子文件將長期并行存在。在這種情況下，確保兩者的協(xié)調和統(tǒng)一是歸檔文件整理中必須面對的問題。為了實現(xiàn)兩者的協(xié)調和統(tǒng)一，我們必須首先規(guī)劃文件處理和檔案管理工作。在文件處理過程中，文件管理的部分要求繼續(xù)采用文件處理階段產生的相關信息，使兩者成為一個有機的整體，解決文件價值判斷的脫節(jié).文件和檔案管理信息不一致.電子文件元素數(shù)據丟失等問題，以提高歸檔文件的整理效率。其次，我們應該考慮歸檔文件分類的基本方法。在信息條件下，歸檔電子文件一般應作為一個整理對象，首先在歸檔系統(tǒng)上完成電子文件的整理，然后相應地整理紙質歸檔文件，充分利用文件處理環(huán)節(jié)形成的管理信息，保持整理工作的一致性和穩(wěn)定性。

　　二.整理流程

　　《規(guī)則》規(guī)定，歸檔文件的整理是指以文件為單位對歸檔文件進行分組.分類.排列.編號.編目等。(紙質歸檔文件還包括修整(.裝訂.編頁.裝盒.排架;電子文件還包括格式轉換.元數(shù)據收集.歸檔數(shù)據包組織.存儲等)，使過程有序。在這個過程中，組件.分類.排列.編號.編目是紙質歸檔文件和電子文件的一般排序過程，即歸檔文件的一般要求。此外，紙質歸檔文件還包括修改.裝訂.編頁.裝盒.排架等排序過程，電子文件還包括格式轉換.元數(shù)據收集.歸檔數(shù)據包組織.存儲等整理流程。

　　三.雙套環(huán)境下歸檔文件整理模式

　　所謂雙套制是指紙質文件和電子文件在文件歸檔后共存的歸檔系統(tǒng)，也稱為雙套歸檔。雙套制的實現(xiàn)可以是將具有重要作用和長期檢查價值的電子文件轉換為紙質文件，也可以是利用率高的紙質文件的數(shù)字化。雙套歸檔可以使同一文件的電子版本和紙質版本存儲和可用。中共中央辦公廳.國務院辦公廳《電子文件管理暫行辦法》〔2009〕第十六條，39號)規(guī)定，“具有永 久保存價值或其他重要價值的電子文件應同時轉換為紙質文件或微膠片”，體現(xiàn)了重要文件“雙套制”整理思想。

　　在機關檔案的實際工作中，應在文件綜合管理的基礎上，充分發(fā)揮信息管理的優(yōu)勢，簡化紙質歸檔文件的整理方法，共享紙質歸檔文件和歸檔文件的數(shù)字化副本.電子文件管理信息，采取切實可行的措施，確保紙質歸檔文件和歸檔文件的數(shù)字化副本.連接電子文件，降低機關檔案雙套整理成本，提高檔案整理效率。

　　1.主要收集和整理紙質歸檔文件的機關，應按照以下模式進行歸檔文件的整理。

　　(1)收到的電子文件應打印成紙質文件，連同收到的紙質文件和本單位形成的紙質文件一以紙質形式流轉。

　　(2)紙質文件流轉后，文件部門.業(yè)務部門人員應對文件進行價值評估。具有歸檔價值的文件應直接確定保管期限，對文件進行分類整理，并給出文件編號，完成紙質文件的整理。

　　(3)收到的電子文件.將紙質文件的數(shù)字化成果合并為電子文件，電子文件應與完成的紙質文件保存期相同.分類排列方法，并與紙質檔案一體化管理相同的檔案。

　　2.以電子文件收集和整理為主的機關，應按以下模式進行歸檔文件整理。

　　1)收到的紙質文件應數(shù)字化形成數(shù)字化副本，以電子形式進入辦公系統(tǒng)，連同接收到的電子文件和單位形成的電子文件進行文件流通。

　　(2)電子文件.紙質文件數(shù)字化副本流轉后，由文書部門辦理.業(yè)務部門人員應對文件進行價值鑒定，有檔案價值的文件應直接確定保管期限，進行分類整理，并給予檔案編號，完成電子文件的整理。

　　〈3)收到的紙質歸檔文件.電子文件的印刷版合并整理成紙質文件，紙質文件的保存期應與整理好的電子文件相同.分類排列方法，并與電子檔案一體化管理相同的檔案。