文件工作中的問題分析

　　(一)數(shù)據(jù)收集難度較大。文件的整理過程必須保證文件的完整性和真實性。然而，中國的檔案整理工作大多是由政府發(fā)起的，而人們的檔案意識薄弱，很少參與其中，人們掌握的許多信息也沒有得到利用。(二)整理過程時間長。大型活動，特別是一些國際活動，時間跨度特別長。例如，2008年中國在北京舉辦的奧運會，從申奧成功開始，經(jīng)過6年的準備，開始準備。這樣的大型活動需要安排專業(yè)的檔案整理人員進行跟蹤整理，才能做好整理工作。如果事情結(jié)束后進行總結(jié)整理，很多細節(jié)都會被忽略，事件的完整性無法保證。三是工作效率低下。一些重大活動是跨地區(qū)、跨行業(yè)的。檔案整理人員在工作中沒有得到活動參與者的幫助，也沒有采取有效的數(shù)據(jù)移交措施。檔案整理人員工作更加困難，無法高效優(yōu)質(zhì)地完成整理工作。檔案利用程度低(四)。檔案的機動性無法在檔案工作中發(fā)揮作用，受保密機制和工作程序化的影響，檔案的社會價值沒有得到很好的利用。許多不再需要保密的文件沒有公開。人們對事件了解不透徹，對事件要傳達的理念不會產(chǎn)生共鳴，對社會各種政治建設(shè)、經(jīng)濟建設(shè)、文化建設(shè)、生態(tài)建設(shè)沒有正能量輻射。

　　改進檔案工作的措施

　　一，加強立法和制度建設(shè)。2005年4月1日，一部省級政府規(guī)章《浙江省重大活動檔案管理辦法》正式實施，規(guī)范重大活動檔案管理。此后，云南、湖北、四川、山西、福建、新疆、寧夏、山東等省市相繼出臺了省級重大活動檔案管理辦法。使重大活動和專項工作檔案管理有法可依，有章可循。建立和完善檔案部門的工作機制。一，建立登記備案制度。對于有計劃組織的重大活動，檔案行政部門可以提前考慮，盡早安排，其檔案的收集和整理相對可控。登記每個重大活動或?qū)Ｓ许椖?。檔案管理人員不能參與活動，增加了數(shù)據(jù)收集的難度，在整理過程中出現(xiàn)了錯誤或無記錄。第二，建立針對突發(fā)事件的計劃機制。對于突發(fā)災(zāi)害，工作人員應(yīng)盡快保存檔案，反應(yīng)迅速，效率高。只有在正確的預(yù)案機制的指導(dǎo)下，檔案保存才能有序進行。制定明確的規(guī)章制度。檔案管理人員在工作中要恪盡職守，盡職盡責(zé)，端正工作態(tài)度，嚴格按照法律法規(guī)整理檔案。三是加強區(qū)域間的合作。文件整理是跨區(qū)域的，每個區(qū)域的文件管理部門都不能把工作做得美。只有加強區(qū)域間的合作，建立良好的數(shù)據(jù)交付機制，共享數(shù)據(jù)，才能保證文件的完整性和真實性，提高文件的利用率，實現(xiàn)雙贏。與此同時，要注意區(qū)分檔案保管機構(gòu)的性質(zhì)。國家綜合檔案館、國家專用檔案館、科研機構(gòu)及相關(guān)職能部門檔案館(室)。這些不同的檔案保管機構(gòu)在收集和保存重大活動檔案方面要有自己的側(cè)重點和分工，必須要求將重大活動檔案移交給國家綜合檔案館。加強專項工作檔案的開發(fā)和利用。整理檔案的意義在于利用檔案。對檔案進行整理時，可采用紙質(zhì)與電子相結(jié)合的方式，兩者結(jié)合的方式可減少檔案的磨損和缺失。專項工作檔案的形成、收集和整理主要依靠組織承辦單位，這些組織承辦單位主要用于一段時間內(nèi)使用這些檔案，但活動結(jié)束后，這些檔案應(yīng)按規(guī)定移交檔案館。因此，檔案館必須加強專項工作檔案的開發(fā)和利用，特別是為重大活動組織承辦單位提供良好的服務(wù)。比如重大活動結(jié)束后，可以及時制作一些專項工作檔案，匯編分發(fā)給重大活動組織承辦單位，滿足他們經(jīng)常使用專項工作檔案的需要。提高檔案利用率。對一些不涉及國家秘密和個人利益的檔案，要在一時間公開，提高檔案的開發(fā)利用率。