技術(shù)檔案涉及的人員信息很多，很多實(shí)驗(yàn)室往往會(huì)遺漏一些信息;或者管理不到位，信息更新不及時(shí)，管理繁瑣。實(shí)驗(yàn)室人員的技術(shù)檔案要完全保存和科學(xué)管理，檔案管理要做什么?

　　一，完善制度

　　實(shí)驗(yàn)室人員的技術(shù)檔案管理應(yīng)當(dāng)歸口部門，由專業(yè)(兼職)人員負(fù)責(zé)，并規(guī)定其職責(zé)，建立和完善人員的技術(shù)檔案管理制度和相關(guān)操作程序，使責(zé)任明確，實(shí)施有章可循:

　　(1)接收、分類、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、分發(fā)、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等工作。科學(xué)管理人員的技術(shù)檔案。

　　二是遵守保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。

　　保持檔案室內(nèi)清潔衛(wèi)生，對(duì)損壞或變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時(shí)修復(fù)并提出復(fù)制。

　　內(nèi)容充分

　　CNAL-CL01：2006年檢測校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可標(biāo)準(zhǔn)5.2..五條規(guī)定:“實(shí)驗(yàn)室應(yīng)保留所有技術(shù)人員(包括簽約人員)的相關(guān)授權(quán)、能力、教育和專業(yè)資格、培訓(xùn)、技能和經(jīng)驗(yàn)記錄，包括授權(quán)和/或能力確認(rèn)日期。這些信息應(yīng)該很容易獲得?！背鲜鲆?guī)定外，實(shí)驗(yàn)室人員信息還應(yīng)包括學(xué)歷、身份基本信息、獎(jiǎng)懲、晉升、考核等。人員涉及的信息很多。除了以文件和證書的形式存在，其中一些不以書面形式存在，還需要收集和完善。因此，設(shè)計(jì)和編制《人員登記冊(cè)》，包括實(shí)驗(yàn)室人員需要的信息。

　　實(shí)施有效

　　要有效地實(shí)施實(shí)驗(yàn)室人員技術(shù)檔案管理，

　　(1)登記要詳細(xì)。實(shí)驗(yàn)室應(yīng)建立所有人員的技術(shù)檔案，對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、分類和編目。管理人員應(yīng)根據(jù)《人員登記冊(cè)》的內(nèi)容收集相關(guān)信息，并進(jìn)行詳細(xì)登記?！度藛T登記冊(cè)》也可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息管理，以電子文本的形式存檔，便于查閱。

　　(2)更新要及時(shí)。實(shí)驗(yàn)室工作人員有機(jī)會(huì)經(jīng)常接受培訓(xùn)和繼續(xù)教育。所以專業(yè)技能會(huì)逐漸提高，就業(yè)項(xiàng)目也會(huì)增加。《人員技術(shù)檔案》是人員整體情況的綜合反映，要及時(shí)更新。實(shí)驗(yàn)室工作人員應(yīng)及時(shí)通知檔案管理人員更改參加培訓(xùn)的信息、培訓(xùn)結(jié)果等個(gè)人相關(guān)信息。

　　(3)保管應(yīng)到位。實(shí)驗(yàn)室工作人員的技術(shù)檔案應(yīng)當(dāng)履行審批和借閱程序，管理人員應(yīng)當(dāng)填寫《文件借閱登記表》，借閱人員簽字后方可使用。借款人應(yīng)保持檔案完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆除、修改、更換或丟失。借款和還款雙方應(yīng)共同清點(diǎn)份數(shù)和頁數(shù)，并檢查完整情況，以確保認(rèn)真負(fù)責(zé)。如果發(fā)現(xiàn)問題或損壞，應(yīng)及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。檔案存放場所應(yīng)始終保持清潔通風(fēng)，注意防塵、防火、防水、防曬、防盜，防止檔案被蟲蛀、鼠咬、發(fā)霉等。

　　(4)檢查應(yīng)定期進(jìn)行。實(shí)驗(yàn)室應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管和檢查制度，檔案管理人員應(yīng)每半年進(jìn)行一次全面檢查和清理，以確保檔案一致。

　　(5)變更應(yīng)規(guī)范。如果實(shí)驗(yàn)室人員技術(shù)檔案中的內(nèi)容發(fā)生變化，應(yīng)根據(jù)程序文件的要求進(jìn)行變更，并注明變更人員的簽名，不得更改。重要文件變更還需要文件變更通知。

　　(6)銷毀應(yīng)建立一本書。所有要銷毀的技術(shù)檔案必須清理，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在指定監(jiān)理人和銷售人員的監(jiān)督下銷毀，防止故障。必須及時(shí)歸檔相關(guān)鑒定報(bào)告和銷毀清單。

　　如果做到以上幾點(diǎn)，就會(huì)避免遺漏一些信息，或者信息更新不及時(shí)，管理繁瑣，實(shí)驗(yàn)室人員的技術(shù)檔案會(huì)得到充分的保存和科學(xué)的管理，檔案管理也會(huì)做好。