文件數(shù)字化的基本要求，所謂數(shù)字化(digitization)是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過程。紙質(zhì)文件數(shù)字化是指利用掃描儀或數(shù)字相機(jī)等數(shù)字設(shè)備對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理，并將其轉(zhuǎn)換為數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程，存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上，可以通過計(jì)算機(jī)識(shí)別。紙質(zhì)文件數(shù)字化的基本原則是準(zhǔn)確、方便、快速地提供和利用文件信息資源，共享公共文件信息資源，滿足社會(huì)或行業(yè)對(duì)文件利用的需求。

　　文件數(shù)字化的基本要求

　　目前，超過90%的檔案管理仍然采用人工管理。傳統(tǒng)的檔案柜管理系統(tǒng)存在一些問題，如系統(tǒng)檔案編程過程繁瑣、效率低下、整理時(shí)間長、檔案存儲(chǔ)順序容易被打亂、檔案查閱時(shí)間長、檔案盤點(diǎn)操作不科學(xué)、檔案管理失效滯后等。

　　文件管理的價(jià)值

　　1、維護(hù)組織、個(gè)人權(quán)利的法律證書;

　　2、組織各種經(jīng)營管理活動(dòng)的依據(jù);

　　3、組織連續(xù)工作必須考查的證據(jù);

　　4、商業(yè)活動(dòng)的情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn);

　　5、研究情報(bào)及成果的依據(jù)及參考資料!

　　傳統(tǒng)檔案管理存在的問題圖片

　　1、對(duì)檔案不夠重視:大部分單位檔案室硬件設(shè)施配置不完善，檔案室保管條件普遍較差。個(gè)別單位管理制度落實(shí)不到位，檔案保管不規(guī)范，放置無序，存在遺失隱患。大部分檔案管理員都是兼職，存在應(yīng)對(duì)檔案管理的想法，普遍存在備案不及時(shí)、隨意的現(xiàn)象。

　　2、檔案業(yè)務(wù)不夠精通。檔案管理需要一定的專業(yè)素質(zhì)，應(yīng)該說是非常技術(shù)化的?，F(xiàn)有的檔案管理人員基本沒有接受過系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn)，檔案的整理歸檔標(biāo)準(zhǔn)大多是人口口口相傳的，檔案的分類、保管期限等標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。而且每個(gè)人的理解程度不同，導(dǎo)致歸檔和分類不準(zhǔn)確。

　　3、團(tuán)隊(duì)配置不穩(wěn)定。各單位人員頻繁調(diào)動(dòng)，使得檔案管理團(tuán)隊(duì)不穩(wěn)定，影響了檔案管理的可持續(xù)性，檔案管理無法深入有序開展。

　　4、檔案電子化程度低。目前檔案以紙質(zhì)為主，還沒有電子檔案。在整理、歸檔、閱讀和查詢紙質(zhì)檔案時(shí)，存在許多不便。

　　文件數(shù)字化的意義和作用

　　隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)，檔案數(shù)字化、一種新型的文件信息形式，是由數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的。

　　1、提高經(jīng)濟(jì)效益:數(shù)字化管理檔案將傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)化為機(jī)器閱讀檔案，既節(jié)省了保管成本，又節(jié)省了占用空間，查閱方便快捷，避免了反復(fù)印刷數(shù)據(jù)造成的紙張和人員浪費(fèi);

　　2、提高辦公效率:數(shù)字檔案管理使數(shù)據(jù)能夠及時(shí)歸檔并盡快提供利用。由于信息的時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字檔案實(shí)際上已經(jīng)成為一個(gè)“無墻文件”，檔案庫基本上已經(jīng)從文件實(shí)體的保管轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┓奖愕男畔⒖刂浦行?

　　3、增強(qiáng)檔案原件保護(hù):紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字電子檔案后，檔案的使用更安全。數(shù)字化處理后，它無疑會(huì)更好地保護(hù)歷史悠久的檔案材料。此外，檔案數(shù)字化處理后，部分檔案被篡改。